Il 54% dei responsabili finanziari chiede più fintech.
Uno studio indipendente condotto da Istituto Piepoli per Soldo – il sistema di carte prepagate smart per aziende – su un campione di 300 responsabili finanziari in PMI italiane e 100 dipendenti ha fatto luce sulle inefficienze nei processi di gestione delle spese, che potrebbero facilmente essere ottimizzati e semplificati grazie a tecnologie già disponibili (Soldo PMI Spend Management Report 2018).
IL PROCESSO DI ACQUISTO E CONTROLLO DELLE SPESE
In media i responsabili amministrativi impiegano oltre 2 ore ogni volta che devono fare un acquisto per la propria azienda (ad esempio forniture da ufficio, software, pubblicità,ecc.) e nel 10% dei casi il tempo speso può superare addirittura le 8 ore. A questo si aggiunga il lungo iter di controllo mensile che deve essere effettuato dal 62% delle aziende – anche più di 8 ore nel 5% dei casi – per identificare quali spese sono state effettuate e da chi, utilizzando il denaro della società. Un impegno che potrebbe essere facilmente eliminato o drasticamente ridotto con l’adozione di soluzioni innovative in grado di spingere l’automazione di questi processi.
SOLUZIONI FINTECH BEN VISTE DA CFO E DIPENDENTI
L’idea di una carta prepagata e controllata in tempo reale viene vista dal 54% dei CFO come un modo di spendere i soldi aziendali più responsabilmente riducendo anche i tempi nelle attività di compilazione delle note spese, mentre il 22% crede che possa aumentare la fiducia nell’azienda e nei suoi processi.
L’adozione di strumenti innovativi per la gestione dei pagamenti e delle note spese viene vista positivamente anche dai dipendenti, che investono in media più di 3 ore al mese in queste attività, con un 15% che impiega tra le 4 e le 6 ore. I lavoratori si dichiarano favorevoli alla tecnologia soprattutto per ridurre gli sprechi e il tempo (67%), migliorare la propria produttività (60%), ma anche per ridurre una fonte di stress (52%) e affrontare più volentieri le trasferte (51%).
GLI ANTICIPI DI CASSA: PUNTO DOLENTE PER AZIENDE E DIPENDENTI
A fronte di un misero 5% di imprese che fornisce anticipi di cassa ai propri collaboratori, è evidente che sostenere spese di tasca propria, in attesa di ottenere un rimborso, sia per moltissimi una situazione tanto onerosa quanto semplice da risolvere con l’ausilio di strumenti innovativi messi a disposizione del network aziendale. La necessità di anticipare spese di trasferta, carburante, pasti o qualunque tipo di acquisto per l’attività dell’impresa costituisce un nodo complesso nella gestione dei pagamenti aziendali ed è un punto dolente condiviso da molti lavoratori. Infatti il 64% dei responsabili amministrativi intervistati ha dichiarato che all’interno della propria azienda non si hanno regole e/o processi abituali per gli anticipi di spesa ai dipendenti, mentre il 24% dichiara invece che non vengono mai anticipate spese di cassa. Il 25% delle imprese italiane chiede ai collaboratori di anticipare denaro, qualunque siano le condizioni o l’importo delle spese e nel 2.3% dei casi ai dipendenti che guadagnano oltre un determinato importo viene richiesto di pagare le spese in anticipo.
Va da sé che tutto questo ricade inevitabilmente nelle successive operazioni di reportistica e controllo legate ai rimborsi (raccolta giustificativi, realizzazione report, verifica delle note spesa da parte dell’azienda, ecc.): attività facilmente soggette all’errore umano, con tutti gli sprechi di tempo e denaro che ne conseguono, e che su aziende di piccole dimensioni possono avere un peso significativo
MANTENERE IL CONTROLLO SUL DENARO DELL’AZIENDA: QUANDO I DIPENDENTI FANNO ACQUISTI NON AUTORIZZATI
Soldo ha voluto indagare l’ampiezza del fenomeno delle spese non approvate, ossia quanti dipendenti ammettono di aver speso denaro aziendale in situazioni che non erano autorizzate o hanno effettuato spese eccessive su articoli per i quali non dovevano usare i soldi dell’azienda. Il sondaggio Piepoli ha rilevato che quasi 1 dipendente su 5 (17%) spende denaro dell’azienda quando non dovrebbe.
LE MAGGIORI SFIDE PER I TEAM FINANZIARI NELLE PMI ITALIANE NEL 2018
Non è un caso che le sfide per il 2018 sulla gestione delle spese aziendali, secondo i CFO italiani, riguardino prevalentemente il controllo di chi accede ai soldi aziendali (43%) e il controllo in tempo reale di come vengono impiegati (40%). La verifica delle spese alla fine di ogni mese è un processo macchinoso e time-consuming, che in un 5% delle imprese può superare le 8 ore: è quindi facile intuire come automatizzare questi processi e renderli immediatamente trasparenti sia un’esigenza molto sentita per alleggerire il lavoro dei team amministrativi ed evitare possibili problematiche a livello fiscale.
Un quinto delle imprese (17%), inoltre, ha indicato come principale preoccupazione il controllo di quali spese dipendenti o dipartimenti siano abilitati ad effettuare con i soldi della società e il 12%, infine, ha individuato come sfida più urgente la possibilità di controllare come e quando i consulenti esterni possano spendere denaro aziendale.
VIAGGI ALL’ESTERO E CONTANTI SPRECATI: UN’OPPORTUNITÀ MANCATA
Un’altra questione su cui si è soffermata l’indagine di Soldo è stata quella delle spese di trasferta extra-UE. Quando dipendenti o consulenti lavorano all’estero e vengono forniti loro contanti in valuta straniera per sostenere le spese, il denaro inutilizzato ritorna poi all’azienda? Sembra che ci sia spazio per ampi miglioramenti nel rafforzare questo processo e recuperare notevoli dispersioni di budget. Il 24% degli intervistati – quasi 1 su 4 – ha riportato uno spreco compreso tra il 10 e il 15% sul totale dei soldi anticipati.
Con una forza lavoro sempre più mobile che opera in un ambiente globale, un sistema chiaro e semplificato che consenta ai dipendenti di spendere facilmente da un account aziendale senza un lungo processo di reporting, effettuare conversione di valute estere e consentire il recupero di denaro inutilizzato, costituisce un punto chiave nel ciclo di gestione delle spese che potrebbe avvantaggiare enormemente tutto il personale che viaggia.
