Parlare è un’azione che facciamo tutti i giorni e qualcuno di noi lo fa più di altri: conversazione leggera, lo scambio di parole non impegnativo.
In alcune culture, come ad esempio negli Usa, si scambiano battute con qualsiasi persona si incontri più di una volta o anche con estranei, mentre in altre ci si chiude a riccio.
A volte si cerca di evitare lo sguardo di chi si incontra ma poi… arriva sempre il momento in cui si deve dire qualcosa e allora, di cosa si parla?
Small talk per rompere il ghiaccio
“Il galateo del mondo degli affari – dice Sibyl von der Schulenburg, imprenditrice nel settore Tlc e scrittrice – prevede che gli incontri di lavoro siano aperti da una conversazione leggera.
Una conversazione che permetta di rompere il ghiaccio e aiuti i partecipanti a rilassarsi. Dopo le strette di mano e gli scambi dei biglietti da visita, si passa al rituale dello small-talk.
La piccola conversazione che precede il business-talk, la conversazione d’affari. La prima domanda è relativa a chi abbia il diritto/dovere di iniziare la chiacchierata e la risposta è semplice: il padrone di casa.
Nulla vieta, però, che la conversazione prenda il via da una domanda casuale, ad esempio l’interesse espresso dall’ospite per un quadro.
Chi partecipa a queste chiacchierate introduttive del business, sa bene che sono momenti preziosi che non vanno sprecati.
Perché è la fase in cui si crea un ponte tra due parti. Ci sono regole di cortesia su forma e contenuto che devono essere osservate”.
Come non commettere errori durante gli incontri di lavoro
International Business Etiquette è il titolo del libro di Sibyl von der Schulenburg.
Secondo l’autrice al lavoro si deve tenere la voce bassa e controllata, si devono rispettare i turni e i ritmi del colloquio e si deve avere sempre un’espressione aperta, interessata e amichevole.
Il rispetto degli altri
Il rispetto per gli altri è alla base dell’international business etiquette, ma si devono conoscere usi e costumi a cui si rifanno i vari partecipanti, per cui è bene avere una competenza interculturale.
La risata, ad esempio, ha diverse funzioni nella comunicazione: può esprimere gioia, identificazione col gruppo ma può anche servire per nascondere ansia o paura.
I giapponesi ridono per evadere una risposta scomoda o nascondersi quando sentono di perdere la faccia.
Alcune culture poi non trovano elegante che le donne mostrino i denti ridendo e perciò è d’uso che li nascondano dietro la mano aperta, ma ognuno poi si regola come crede.
Favorire l’empatia anche dell’interculturale
Per quanto riguarda i contenuti, invece, è opportuno restare su argomenti a cui tutti possono contribuire con un commento.
“Ho imparato a parlare di calcio per soddisfare la convinzione degli stranieri che quelli siano i temi preferiti dagli italiani.
Anche domande sulla famiglia possono essere sentite come troppo intime in certe culture e talvolta perfino risultare offensive, come, ad esempio, chiedere a un arabo se la moglie sta bene.
Gli argomenti tabu: religione e la politica
Vanno benissimo argomenti sul tempo, viaggi e cibo; per gli ospiti che vengono dall’estero sono di rito le domande se sia la prima volta che visitano il paese o la città, se il viaggio sia andato bene e se abbiano già assaggiato la cucina locale.
Prepararsi alcune parole nella lingua locale può contribuire molto a rendere felici i padroni di casa e si vedranno reazioni di soddisfazione anche sui volti altrimenti impenetrabili di giapponesi e coreani”.
Le domande aperte sono più funzionali di quelle chiuse
Le domande aperte sono più funzionali di quelle chiuse, il linguaggio corporeo va controllato perché potrebbe essere frainteso e la disponibilità a voler partecipare dev’essere palese.
Pur chiacchierando però, si ha l’occasione di valutare reazioni ed espressioni degli altri, scoprire gerarchie nascoste e soppesare i rapporti di forza tra i membri dell’altra parte.
Quando si è accompagnati da un collega esuberante, si dovrebbe lasciare a lui/lei l’incombenza dello small-talk, intervenire il meno possibile e concentrarsi sulla creazione di un rapido contatto con ogni singolo partecipante, chiamandolo per nome almeno una volta, ma sempre rispettando le regole sull’allocuzione di cortesia.
Sarà poi chi ha chiesto l’incontro che farà una transizione morbida verso il business-talk con qualche frase di circostanza che non chiuda il ponte appena creato.
