In questo momento l’e-invoicing è sotto tutti i riflettori. L’Agenda Digitale Europea ha fissato per gennaio 2013 il termine per la piena parificazione tra le fatture cartacee e quelle elettroniche. Il Parlamento Europeo ha stabilito una serie di misure affinché a livello europeo la fattura elettronica sia resa obbligatoria entro il 2016 nel settore pubblico. La consultazione della Commissione Europea sulla fatturazione elettronica negli appalti pubblici è terminata il 14 gennaio dopodiché si aspetta che il Parlamento prenda delle decisioni. L’e-invoicing aumenterebbe l’efficienza della supply chain grazie a una migliore gestione delle informazioni e della qualità del servizio.
“Ci sono ancora però una serie di questioni da risolvere, come ad esempio le differenze tra le normative, le procedure e le policy dei vari paesi”, dice Martin Hurley, vice president e general manager, outsourcing services di Ricoh Europe. (nella foto) “In particolare, le regole sulla tassazione, che variano da Paese a Paese, non consentono alle aziende di cogliere i benefici dell’e-invoicing quando lavorano con clienti o fornitori oltreconfine. L’impatto per le aziende che lavorano a livello internazionale è quindi notevole”.
“Inoltre, esistono molti sistemi e processi implementati dalle singole aziende e dal settore pubblico nei differenti stati membri”, prosegue Hurley. “Affinché le normative e le pratiche che verranno sviluppate riflettano le best practice di tutta l’Unione Europea, è importante che le imprese di tutti i settori e di tutte le dimensioni partecipino al dibattito. Lo scenario ideale dovrebbe prevedere un benchmark comune – in modo tale che tutti i processi di fatturazione siano conformi a uno standard che risponda alle esigenze di tutti gli enti tributari – e consentire alle aziende di gestire al meglio i workflow e le attività.
Principali aspetti della procedura europea
1. Focalizzarsi sull’intero processo
Per le aziende è fondamentale considerare l’intero processo di fatturazione e non semplicemente l’output finale. Le organizzazioni hanno necessità di processi e procedure definite in modo che la fatturazione sia integrata nei flussi informativi dell’azienda. Questo facilita tra l’altro il passaggio all’e-invoicing. L’Unione Europea deve tenere in considerazione il fatto che le imprese non possono passare dalla carta al digitale dall’oggi al domani. Questo cambiamento richiede differenti step e le imprese hanno bisogno di implementare un processo per la gestione integrata della carta e del digitale. In questo modo le imprese e i loro clienti/fornitori hanno il tempo di trasformare le modalità di lavoro e prepararsi al passaggio al digitale. Si tratta di una sfida per molte organizzazioni, indipendentemente dai volumi di fatture da processare.
2. Evitare di focalizzarti esclusivamente sulla tecnologia
Il cambiamento descritto non si attua semplicemente implementando nuove tecnologie e focalizzandosi sull’interoperabilità dei sistemi. La consultazione dell’Unione Europea non dovrebbe imporre l’utilizzo di particolari sistemi o tecnologie per tutta l’Europa, ma puntare ad abbattere le barriere che ostacolano l’efficienza nelle aziende. Dal momento che la fatturazione è un importante processo di business, non è possibile pensare di risolvere la questione esclusivamente con la tecnologia. I sistemi IT dovrebbero essere sempre messi in relazione con l’intero processo di fatturazione, con i flussi informativi e con le persone che li gestiscono.
3. Affidarsi a esperti
Le aziende non sono sole nell’affrontare il passaggio dalla carta al digitale. Cambiare un processo di business richiede tempo e non dovrebbe impattare negativamente sullo svolgimento delle attività quotidiane. Un fornitore esperto di processi documentali può gestire il passaggio e l’azienda può concentrarsi sul proprio core business e sui clienti.
Mediante la consultazione la Commissione Europea ha ascoltato le aziende, raccolto la loro opinione e compreso le sfide che si trovano ad affrontare per garantire la massima interoperabilità dei processi e delle tecnologie. L’interoperabilità migliora il ritorno sull’investimento, perché l’implementazione della fatturazione elettronica è più veloce, e facilita lo scambio di informazioni tra le aziende. “La sfida per la Commissione Europea sta nel riuscire a mantenere un approccio globale e integrato”, conclude Hurley, “anche contando sul supporto di un esperto indipendente e qualificato così che le policy sviluppate rispondano alle esigenze delle aziende. Se implementata in maniera corretta, la fatturazione elettronica consentirà alle aziende europee di ottenere interessanti benefici e opportunità”.
L’esperienza di Dalkia
Dalkia – www.dalkia.com/it – cliente di Ricoh – www.ricoh.it – del settore di servizi di pubblica utilità, con un fatturato di 8.6 miliardi di euro e attività in 42 differenti Paesi – ha risparmiato 200.000 euro all’anno passando alla fatturazione elettronica a livello globale. Grazie all’e-invoicing per l’azienda è più semplice ottemperare alle normative e gestire gli auditing, poiché le fatture vengono processate entro 24 ore dalla ricezione e i documenti sono aggiornati, affidabili e sempre disponibili.
Ricoh è un gruppo multinazionale che fornisce soluzioni per la stampa office e per il production printing, servizi documentali e servizi It. Con sede principale a Tokyo, Ricoh è presente in oltre 200 Paesi e nell’anno fiscale conclusosi a marzo 2012, ha realizzato un fatturato di 1.903 miliardi di yen (circa 23 miliardi di dollari). La maggior parte del fatturato del Gruppo deriva dalla vendita di prodotti, di soluzioni e di servizi che migliorano la gestione della informazioni. Ricoh produce inoltre fotocamere digitali, che hanno ricevuto riconoscimenti, e altri prodotti industriali. Ricoh è conosciuta dal mercato per la qualità delle tecnologie, gli elevati standard di servizio e le iniziative a favore della sostenibilità.
