Una nuova ricerca commissionata da Ricoh Europe mette in evidenza le opportunità che le aziende italiane potrebbero cogliere digitalizzando i ‘Bigger Data’ che includono non solo le informazioni digitali ma anche i documenti cartacei alla base dei processi decisionali. “Il primo passo per riuscire a gestire i Bigger Data è dipanare il mistero che li circonda. C’è infatti un solo risultato che conta veramente: migliorare le relazioni con i clienti. Obiettivo che si raggiunge raccogliendo, analizzando e gestendo le informazioni importanti per fornire un migliore servizio ai clienti e fidelizzarli così nel lungo periodo”, dice David Mills, chief operating officer di Ricoh Europe. Che prosegue così.“Le informazioni aziendali importanti esistevano già molto prima del boom dei Big Data e per questo è importante guardare “oltre” le informazioni digitali. Importanti informazioni e dati storici, contenuti in documenti stampati, possono aiutare ad avere un quadro più completo e saranno fondamentali per le aziende nel futuro. La crisi economica ha dimostrato che per le organizzazioni è importante avere una visione a 360° del contesto in cui operano. Per questo è necessario che le aziende raccolgano tutte le informazioni critiche per acquisire vantaggio competitivo e migliorare i processi decisionali in futuro”.
Le aziende leader sono ormai consapevoli dell’importanza dei documenti cartacei per le strategie di business e l’87% concorda sul fatto che la digitalizzazione migliorerebbe i processi aziendali. Inoltre, il 56% dei leader delle aziende italiane ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe una percentuale di risparmio quantificabile tra il 5 e il 20% del fatturato. Di questi, il 35% stima tra il 5 e il 10% di risparmio, mentre per il 21% la percentuale si attesta tra l’11 e il 20%.
“I leader aziendali sono consapevoli del fatto che le opportunità derivanti dai Big Data vanno oltre il digitale per cui è necessario migliorare la gestione dei documenti cartacei che contengono informazioni importanti per l’azienda”, dice Davide Oriani, ceo di Ricoh Italia – www.ricoh.it. “I leader sono sotto pressione e devono riuscire a prendere le decisioni corrette affinché la propria azienda riesca a rimanere competitiva nell’attuale contesto di mercato. In Ricoh crediamo che la digitalizzazione delle informazioni renda i processi decisionali più efficaci. I volumi delle informazioni stampate continueranno a crescere. È evidente che siamo entrati nell’era dei Bigger Data e la capacità di accedere facilmente alle informazioni, digitali o fisiche, è essenziale per le organizzazioni che vogliono effettuare il passaggio al digitale e promuovere la crescita aziendale”.
Dalla ricerca emerge che oltre un terzo delle organizzazioni ha ancora informazioni conservate esclusivamente su carta. Questa situazione non ha ripercussioni negative solo sul decision-making aziendale ma anche sulla produttività e sui profitti. Oltre un terzo degli intervistati afferma che la propria azienda impiega troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute in documenti cartacei. Inoltre, i costi per la gestione dei dati sparpagliati negli schedari, nei magazzini e negli archivi personali dei dipendenti sono elevati. In passato le iniziative riguardanti i Big Data si sono concentrate sulla gestione dei dati digitali, ma oggi i leader aziendali si stanno sempre più rendendo conto che un importante valore giace inespresso nelle informazioni cartacee.
L’85% del campione dichiara che la propria azienda avrebbe potuto imparare dalla recessione precedente per ridurre l’impatto di quella attuale se fosse riuscita ad accedere più semplicemente e velocemente ai dati storici. Di conseguenza tre quarti delle aziende è impegnata nella digitalizzazione di tali dati. I reparti Risorse Umane, Finanziario e Acquisti continuano in molti casi a basare i processi su documenti cartacei e spesso i requisiti normativi richiedono che alcune tipologie di documenti stampati, come ad esempio le cartelle cliniche, vengano conservate per un lungo periodo di tempo.
