Una strategia di Advanced Enterprise Management System aumenta l’efficienza operativa. E inoltre abbatte il rischio di sovrapposizione di informazioni e procedure.
A cura di Ivan Stanzial, Managing Director di Archiva Group
Il tema delle certificazioni è cruciale per le imprese che mirano a guadagnare un vantaggio competitivo, inserendosi in filiere ad alto valore aggiunto. O posizionando l’offerta nei confronti dei clienti finali, attraverso la fornitura di prodotti e servizi garantiti in base a standard rigorosi.
Un punto di partenza, per una gestione agile della documentazione a supporto delle certificazioni
Le certificazioni sono molte e coprono campi generalmente diversi tra loro. Ma rispetto ai quali non mancano sovrapposizioni e ridondanze in termini di informazioni da raccogliere e condividere, sia con il mercato sia con gli stakeholder e gli enti certificatori. Con la progressiva crescita del numero di processi da analizzare e di report da mettere insieme, qualche volta la governance può diventare davvero complessa. Specie nel momento in cui l’azienda ha a che fare con differenti schemi e norme di riferimento. Per questo motivo, un approccio integrato e agile alla gestione delle certificazioni è diventato oggi una necessità.
La migliore strada da seguire è adottare una strategia di Advanced Enterprise Management System. Prevede l’utilizzo di piattaforme digitali in grado di raccogliere e classificare, uniformandoli, i dati che alimentano la reportistica e le funzioni di controllo sul piano della conformità.
Descrizione generata automaticamenteconsente di trasferire le pratiche in grado di migliorare sensibilmente il rapporto con le attività legate all’ottenimento e al mantenimento delle certificazioni.
Ad esempio, la sicurezza delle informazioni aziendali e personali, la sostenibilità e la conservazione a norma dei documenti, oltre agli ambiti di anticorruzione e della continuità operativa. Per gestire in maniera efficiente tutte le certificazioni, non è necessario implementare tanti sistemi di gestione quante sono le certificazioni ottenute. Si può utilizzare una piattaforma che lavori su una high level structure per uniformare e far convergere i processi e i dataset comuni agli schemi su cui sono costruite le varie certificazioni in portfolio. Questo permette di rendere efficienti le operazioni di monitoraggio dei punti di controllo. Abbattendo il rischio di sovrapposizione di informazioni e procedure, che deriva tipicamente da una gestione non integrata e non coordinata.
Utilizzando un approccio Advanced Enterprise Management System è possibile sviluppare una visione d’insieme delle certificazioni aziendali. E soprattutto definire obiettivi specifici per migliorare l’esecuzione delle iniziative lungo ciascuna direttrice, con la possibilità di rendere partecipi al progetto tutti gli attori della filiera.
I processi vengono integrati direttamente nella definizione delle procedure di conformità, che non sono più prerogativa del solo CISO. Bensì dei singoli responsabili di area, i quali assumono un ruolo centrale nella scelta delle metriche di valutazione del processo e nel coordinamento delle attività di rilevamento di eventuali criticità.
Questo cambiamento diventa anche il pretesto per incentivare la collaborazione tra reparti che, con i metodi tradizionali, continuerebbero a lavorare secondo la logica dei silos. Confrontandosi, emergono invece falle dei processi di cui non ci si accorgerebbe mai mantenendo una rigida separazione dipartimentale. Una visione olistica, infatti, permette di capire il modo in cui un singolo processo di dipartimento si riflette sull’intera organizzazione.
Archiva Group
Un team di 5 aziende presenti in 3 Paesi europei, nato dalla 30ennale esperienza in ambito di digitalizzazione e conservazione digitale a norma di Archiva Srl. Le aziende del gruppo completano la proposta di valore con servizi e professionalità specializzate negli ambiti di gestione documentale (BPO/DMS), iperautomazione (RPA/BPM/AI). E consulenza sulle tematiche normative, digitali e di revisione metodologica dei processi aziendali, (lean thinking/6Sigma/Hybrid Project Management).
