Secondo un’analisi a livello europeo di ADP, il costo medio della gestione delle risorse umane in Italia nel 2020 era di 420 euro all’anno per ogni dipendente
La pandemia ha alterato il modo in cui si svolgono i task amministrativi della funzione HR. Le aziende spesso sono costrette a cambiarne completamente la gestione. I team HR devono considerare nuove strategie e adattare le proprie necessità a vantaggio di una gestione efficace dei costi. Le aziende devono aggiungere nuove priorità alla lista dei compiti. Assicurare che la gestione del payroll sia accurata e puntuale, fornire servizi amministrativi e tenere sotto controllo i costi. Massima attenzione va prestata al TCO (Total Cost of Ownership).
Ma quanto costa davvero la funzione di amministrazione delle HR?
ADP ha monitorato i costi e la produttività dei dipartimenti che si occupano dell’amministrazione delle risorse umane e delle retribuzioni in 403 aziende di 6 paesi europei. Ha basato la propria metodologia di analisi del TCO su quella raccomandata da Gartner Group che considera tutti gli elementi costitutivi di un prodotto fabbricato. Inoltre ha trasposto questo approccio al settore dei servizi HR e ha sviluppato il parametro dei “costi operativi totali”. Parametro che utilizza una formula che tiene conto del costo completo della funzione e quello del sistema informatico HR.
Nel 2020 il costo medio della gestione delle risorse umane in Italia era di 420 euro all’anno per dipendente – 527 euro se si includono i costi nascosti. Lo studio sottolinea anche che i team HR nelle aziende di medie dimensioni dedicano quasi metà del loro tempo (45%) ad attività amministrative ripetitive. Il payroll (18%), l’amministrazione HR (14%), la gestione delle assenze (13%). I team HR hanno difficoltà ad adempiere al proprio ruolo di gestione strategica, ad investire nel lato più umano dei propri incarichi e a raggiungere i propri obiettivi principali.
Tutto il potere al TCO
Il TCO di ogni azienda è unico, poiché si basa su una serie di fattori diversi. Include il totale salariale e i costi del payroll dell’azienda, le dimensioni e la situazione dell’azienda e il diritto del lavoro del paese in questione (compresi i contratti di lavoro in vigore). Il benchmark del TCO rivela il reale costo medio della funzione di amministrazione HR, che include i costi nascosti, sconosciuti o a malapena identificati nell’azienda.
Fattori da considerare
Per aiutare le aziende a migliorare il proprio TCO e ottimizzare il costo dell’amministrazione delle risorse umane, ADP ha identificato i fattori da considerare.
Crisi sanitaria. Questa crisi ha avuto un impatto economico che sta inevitabilmente portando a ritardi nell’erogazione delle buste paga. Inoltre insolvenze nelle PMI, perdite di posti di lavoro e, di conseguenza, una diminuzione del potere d’acquisto in tutti i settori della società, direttamente colpiti o meno. E’ cruciale evitare il collasso organizzativo causato dal malfunzionamento dei sistemi informatici, dalla mancanza di un responsabile delle buste paga o dalla chiusura degli uffici.
Evoluzione della funzione HR. Nel corso degli anni, i servizi HR sono stati razionalizzati e ottimizzati e i costi associati sono stati ridotti. Nel frattempo, le richieste nei confronti del team HR hanno continuato a crescere, il che ha aumentato il carico amministrativo di questa funzione. In questi tempi di crisi, l’agilità è spesso sinonimo di sopravvivenza del business.
Come analizzare il costo reale della gestione delle buste paga
Visibilità dei costi delle risorse umane. E’ essenziale valutare il costo operativo totale della funzione di amministrazione delle risorse umane e delle retribuzioni. È anche necessario essere in grado di includere i costi nascosti che non appaiono nel sistema contabile. E’ possibile analizzare il costo reale della gestione delle paghe, del tempo e delle attività, dell’amministrazione dei dati HR e dei processi. Attraverso l’identificazione dei costi HR visibili e nascosti, si evidenziano le opportunità di ridurre queste spese. Inoltre si mostra quali aree sono più produttive e si stabilisce un legame esplicito tra le attività HR e i risultati operativi.
Tecnologie in outsourcing. L’outsourcing riduce la necessità di investimenti. L’acquisto di licenze software, l’installazione e l’aggiornamento di programmi di gestione delle paghe e delle risorse umane stanno diventando obsoleti. Così, le spese di amministrazione passano da un costo fisso a un costo variabile a seconda del numero di dipendenti e delle strutture. Sia che l’azienda stia crescendo o che stia attraversando un periodo di crisi, la funzione di amministrazione delle risorse umane si può adattare senza dover spendere di più man mano che si va verso una gestione su più sedi.
Cambiamenti normativi e legali. La legislazione legale e fiscale cambia sempre più frequentemente, rendendo più complesso il lavoro e necessario affidarsi ad esperti legali. I fornitori di servizi hanno team di esperti legali e informatici che implementano nuove regole e deroghe in ambito sociale e fiscale. Può essere difficile per un’azienda indipendente garantire lo stesso livello di aggiornamento legale e tecnologico.
