Una microazienda (in Italia sono 4,5 milioni e occupano 17 milioni di persone) può risparmiare fino a 70 ore di lavoro al mese in semplici attività quotidiane come la ricerca di informazioni o l’archiviazione di documentazione relativa al lavoro. La Fondazione Politecnico di Milano ha misurato il lavoro svolto da piccole realtà che hanno partecipato al progetto Digilavorando– Cresco in digitale. Si tratta di un progetto nato dalla volontà di Epson – www.epson.it – di dimostrare che anche il semplice utilizzo di apparecchiature digitali come scanner e multifunzione può portare a grandi risparmi di tempo e maggiore flessibilità. L’obiettivo del progetto, che ha visto la collaborazione di CNA Lombardia, è stato quello di favorire la digitalizzazione di procedure facilmente automatizzabili in piccole realtà dove venivano ancora svolte manualmente, e promuovere la diffusione dei risultati per dimostrare che basta poco per migliorare le performance. Per questo Epson ha selezionato alcune microimprese determinate a ottimizzare il proprio lavoro; ognuna di esse ha sviluppato un progetto, portandolo a termine e fornendo quei dati che hanno permesso alla Fondazione Politecnico di Milano di calcolare i benefici ottenuti:
1) Nello studio legale Paneri di Alessandria, – www.studiolegalepaneri.it – fino a ieri, il tempo stimato per archiviare una pratica in formato cartaceo era di circa 20 minuti, oggi per fare la stessa procedura in digitale sono necessari 60 secondi. Valutando l’insieme delle pratiche gestite, questo dato porta ad un risparmio di tempo che può arrivare fino ad oltre 70 ore al mese;
2) La responsabile di Beauty e Relax, un centro estetico di Milano – http://www.beauty-relax.it – ha raccontato di aver accettato la sfida non solo per migliorare la tecnica di archiviazione dei documenti e poter dialogare più efficacemente con il commercialista, ma anche per poter aggiornare in tempi rapidi il listino prezzi;
3) Lo studio di architettura Diverserighestudio di Bologna – www.diverserighestudio.it – aveva la stessa esigenza di creare un archivio digitale, anche se questa necessità si presentava più complessa perché riguardante documenti testuali e grafici in formato A4 e A3,. “Condividere i documenti” era un’altra necessità espressa dagli architetti felsinei, che oggi possono tranquillamente lavorare in remoto e condividerli con le altre realtà coinvolte nei progetti.
4) Per Manifactura, – www.gioielliartigianalimanifactura.com – la piccola impresa del torinese che progetta e realizza gioielli e bjoux di alta qualità con materiali made in Italy, partecipare a Digilavorando è stata un’opportunità per strutturare e rendere più efficiente contabilità e magazzino;
5) Per la Pasticceria Borromeo, – www.pasticceriaborromeo.com – di Cesano Maderno (Mi), il progetto di Epson è stato accolto quasi come una liberazione: “Ridurre la quantità di carta da gestire ci permetterà di avere più tempo per seguire i nostri clienti, quindi di fare meglio il nostro lavoro” aveva motivato uno dei titolari della pasticceria.
Lo studio ha consentito alla Fondazione del Politecnico di Milano di evidenziare come in quei processi semplificati e ad elevata intensità di operazioni (per esempio la ricerca di informazioni o in alcuni casi l‘archiviazione della documentazione), è essenziale il risparmio di tempo ( in termini di velocità accesso e riduzione del tempo perso). I benefici cumulati per le tipologie di aziende possono variare da poche ore fino a oltre 70 ore risparmiate al mese. Dove la componente umana del lavoro risulta predominante sulla tecnologia il valore del beneficio in termini quantitativi diminuisce, ma ciò che viene percepito in questi casi è la migliore usabilità e facilità degli strumenti. Anche la flessibilità derivante dal poter svolgere le operazioni in modo differente è valutata positivamente.
In tutti casi, la disponibilità di informazioni in formato digitale e l’affidabilità delle stesse, in particolare dove le informazioni/documentazioni hanno una rilevanza percepita più alta, sono considerate come essenziali (es. studio legale). “Lo scopo di Epson è favorire l’introduzione delle competenze digitali anche nelle microimprese. Lo abbiamo fatto cercando di far sì che la digitalizzazione non ‘pesasse’ e fosse recepita e applicata con poco sforzo” ha raccontato Davide di Scioscio, business manager di Epson per i prodotti da ufficio, anticipando alcuni risultati di Digilavorando. “Superati i prevedibili piccoli ostacoli dovuti all’inizio di una nuova attività e al cambio delle abitudini, i risultati si sono visti in maniera evidente: risparmio in termini di tempo, in termini di costi, ma soprattutto la semplicità di riuscire a ritrovare i documenti nel minor tempo possibile. Questo possiamo dire è stato il più evidente risultato che le aziende hanno riscontrato nella loro attività quotidiana. Scanner, multifunzioni, stampanti e videoproiettori, se usati adeguatamente, possono davvero trasformare il proprio lavoro quotidiano e renderlo molto più agevole, efficiente ed economico“.
