In azienda i costi di trasporto possono spesso raggiungere oltre il 40% dei costi sostenuti per le attività logistiche (stoccaggio, movimentazione, spedizione).
Una gestione poco attenta di questo aspetto può creare un incremento dei costi o renderne inefficienti le prestazioni; tenere monitorati i diversi eventi legati ai trasporti e alle spedizioni garantisce invece una gestione più economica e a volte più dinamica.
Ad esempio, per ogni spedizione è importante determinare il fornitore più conveniente per il mantenimento di un livello di servizio adeguato (come il rispetto degli orari concordati di consegna) e monitorare che i costi rimangano costanti e congruenti con gli accordi tra l’azienda e il fornitore del trasporto. Inoltre, è opportuno ridurre il più possibile gli interventi manuali per il controllo dei documenti di addebito del fornitore dei trasporti e tenere monitorati i costi aggiuntivi derivanti da attività straordinarie (come il rifiuto di una consegna e il conseguente stazionamento della merce presso un deposito dello spedizioniere).
Il modulo “Costi di Trasporto” pensato da Kube Sistemi, utilizzabile con il WMS Gulliver, ma fruibile anche come prodotto indipendente, è uno strumento software che consente alle aziende di automatizzare la costificazione dei trasporti ottenendo lo stato delle spese sostenute con ogni singolo vettore. Il sistema è ideale per tutte quelle aziende che, affidando i trasporti a uno o più vettori, cercano una soluzione per automatizzare l’attività di controllo manuale delle fatture mensili di ogni singolo trasportatore.
Una volta impostate alcune informazioni sui vettori (tipo di tariffa, tipi di scaglioni, suddivisione geografica, diritto fisso) il sistema calcola, in base alla composizione dell’ordine, il costo previsto del trasporto e delle eventuali spese accessorie. Dal confronto con le tariffe sulla stessa tratta dei vari trasportatori con cui si ha rapporto, si ottiene per ciascuna spedizione la tariffa migliore.
I documenti di prelievo sono ricevuti ed evasi dal sistema che determina i parametri della spedizione come il numero dei colli, il volume e il peso e calcola i costi del trasporto in base a una serie di tipologie definite “a contratto” o “a tariffa”. È possibile intervenire manualmente per introdurre costi aggiuntivi non predeterminabili.
Il sistema genera inoltre un consuntivo dettagliato (normalmente a fine mese) delle spese sostenute da ogni singolo vettore comprendente anche altre spese quali costi di facchinaggio, di giacenza, diritti fissi, etc. Tali costi vengono memorizzati offrendo poi la possibilità di un check automatico con le fatture del trasportatore. Tutto questo avviene attraverso un sistema di comunicazione automatizzato che include tutti gli attori coinvolti (clienti, fornitori, vettori, corrispondenti).
