Gli Stati Uniti sono la patria della libera impresa e commercio, e i vincoli, anche per imprese straniere che vogliono stabilirsi negli Stati Uniti, sono minimi, così come la burocrazia.
Tra i pochi vincoli, uno imprescindibile è avere un Agente Registrato (Registered Agent).
Cos’è il Registered Agent
Le istituzioni Americane possono aver bisogno in ogni momento di interagire con una società incorporata sul suolo USA. Le iterazioni con le istituzioni posso andare da avvisi relativi alla costituzione ed “esistenza in vita” della società, a comunicazioni del fisco (IRS), a richieste di informazioni da parte di particolari agenzie governative, quali quelle che regolamentano i dispositivi medici e i prodotti alimentari (FDA), i prodotti del tabacco, gli alcolici, ecc.
Tutte queste entità devono avere la certezza che:
- Le proprie comunicazioni arrivino ai destinatari
- Il destinatario sia in grado di comprenderle, essendo in lingua Inglese
Per questo è necessario un contatto sul suolo Americano, che riceva le comunicazioni e faccia da tramite con il/i proprietari della società creata su suolo USA.
Chi può fare il Registered Agent
L’agente registrato per una società USA, sia essa una LLC o una C-Corp (queste sono le sole 2 entità che possono avere proprietà straniera) può essere un individuo o un’entità legale, ma deve avere necessariamente domicilio nello Stato in cui si è fondata la società stessa. Quindi se si crea una LLC in Delaware, occorre avere un Registered Agent in Delaware.
Perché avere un professionista come Agente Registrato
In teoria questo intermediario non deve avere alcuna qualifica particolare. Non e’ un rappresentante legale dell’azienda nelle discussioni con le istituzioni, ma solo un intermediario che gestisce la ricezione delle comunicazioni.
In pratica è caldamente consigliato avere qualcuno con una conoscenza della gestione amministrativa e fiscale di una società Americana, in modo da poter fornire una consulenza adeguata ai destinatari, in termini di:
- Importanza delle comunicazioni (ci sono avvisi di routine, e altri per il quali è necessaria una risposta celere per evitare sanzioni o anche la cancellazione della società)
- Spiegare in modo chiaro le richieste dell’entità governativa, che spesso sono in legalese e quindi non sempre accessibili ai non addetti ai lavori
- Come interfacciarsi e con chi nelle azioni di risposta
Per quanto tempo occorre avere un Agente Registrato
Finche’ la società USA non chiude i battenti, è necessario per legge avere un Agente. È consigliabile anche dopo la chiusura della LCC o C-Corp mantenere per almeno un anno un contatto con le autorità Statunitensi, in caso di contenziosi fiscali o amministrativi, e chi serviva come Registered Agent può aiutare a svolgere questa importante fase di transizione.
Agente Registrato per FDA
Il termine Registered Agent è usato anche per un’altra categoria di intermediari in USA, in questo caso per interagire con l’agenzia Food and Drug Administration, che regola l’introduzione di prodotti alimentari e medicinali nel mercato americano, per proteggere i consumatori e bloccare l’importazione in USA alla dogana di cibo o materiale sanitario che non ha passato i necessari controlli.
Anche in questo caso occorre un intermediario, sia che l’azienda abbia una sua filiale USA che importa e distribuisce i prodotti della casa madre sul suolo Americano, sia che l’azienda venda direttamente sul mercato Statunitense. Il motivo è il medesimo, occorre per le istituzioni USA un punto di riferimento con cui dialogare direttamente.
Responsabilità del Registered Agent FDA
Come nel caso precedente, è consigliabile lasciare questo compito ad un professionista, visto che le attività da svolgere sono importanti:
- L’agente agisce da tramite di comunicazione tra agenzia e società
- Tutte le informative relative a importanti regole di compliance, richieste di ispezioni, problemi relativi al prodotto passano per l’agente, per cui serve un individuo in grado di spiegare chiaramente alla società estera le implicazioni di queste notizie
- Alcune di queste azioni richiedono una risposta in tempi brevi, ma formalmente corretta, il che richiede conoscenza in materia
A differenza del Registered Agent della società, in questo caso le conseguenze nel non ottemperare alle richieste delle istituzioni USA ricadono anche sull’agente, su cui la FDA si rivale in mancanza di risposte dalla azienda registrata.
Chi deve richiedere un Agente FDA
Qualunque azienda straniera che produca, o anche solo venga in contatto con il materiale da esportare in USA (ad esempio stoccandolo in un magazzino), deve registrare la propria facility alla FDA. Durante la registrazione occorre indicare chi agirà da Agente FDA negli USA.
